Không ít doanh nghiệp sản xuất, chế biến thực phẩm, mỹ phẩm khi lần đầu tiếp cận RSPO Supply Chain Certification Standard (RSPO SCCS) thường băn khoăn: quá trình chứng nhận diễn ra như thế nào, mất bao lâu, cần chuẩn bị những gì? Bài viết này chia sẻ chi tiết quy trình tư vấn triển khai RSPO SCCS theo 4 giai đoạn mà ISC Global áp dụng, đúc kết từ kinh nghiệm thực tế đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam.
RSPO SCCS là gì?
RSPO SCCS là tiêu chuẩn về hệ thống kiểm soát chuỗi cung ứng (Chain of Custody) áp dụng cho các tổ chức mua, sử dụng, chế biến dầu cọ và các dẫn xuất từ dầu cọ trong sản phẩm cuối — khác với Bộ Nguyên tắc và Tiêu chí RSPO (RSPO Principles & Criteria, phiên bản mới nhất được thông qua năm 2024) vốn áp dụng cho các đơn vị trồng và ép dầu cọ ở khâu thượng nguồn. Nói cách khác, nếu doanh nghiệp của bạn là nhà sản xuất thực phẩm, hóa mỹ phẩm có sử dụng dầu cọ hoặc dẫn xuất dầu cọ làm nguyên liệu đầu vào, tiêu chuẩn cần theo đuổi chính là RSPO SCCS.
Giai đoạn 1: Họp khởi động, khảo sát hiện trạng và đào tạo nhận thức
Mọi dự án chứng nhận RSPO chuyên nghiệp đều bắt đầu bằng một buổi họp Kick-off giữa doanh nghiệp và đơn vị tư vấn nhằm thống nhất mục tiêu, phạm vi, phương thức phối hợp và lộ trình triển khai tổng thể. Ngay sau đó, doanh nghiệp cần:
- Thành lập Ban/Nhóm phụ trách RSPO với đại diện Ban Lãnh đạo, điều phối viên và thành viên từ các bộ phận mua hàng, sản xuất, chất lượng, kho, kế toán, kinh doanh — đây là yêu cầu bắt buộc của tiêu chuẩn nhằm đảm bảo có người chịu trách nhiệm chính thức cho hệ thống chuỗi cung ứng RSPO.
- Khảo sát, đánh giá hiện trạng (Gap Analysis) hệ thống quản lý, quy trình mua bán, kiểm soát và truy xuất nguồn gốc nguyên liệu dầu cọ hiện có, đối chiếu với yêu cầu tiêu chuẩn để xác định khoảng trống cần hoàn thiện.
- Đào tạo nhận thức RSPO cho cán bộ, nhân viên liên quan để đảm bảo mọi bộ phận hiểu đúng và đủ về trách nhiệm của mình trong hệ thống.
Giai đoạn 2: Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống tài liệu
Đây là giai đoạn “xương sống” của toàn bộ dự án, bao gồm việc rà soát và xây dựng đầy đủ:
- Quy trình kiểm soát nguyên liệu dầu cọ từ khâu tiếp nhận, lưu kho, sử dụng đến truy xuất nguồn gốc.
- Biểu mẫu, hồ sơ kiểm soát nguyên liệu và chứng từ mua bán.
- Chính sách liên quan (ví dụ: chính sách mua hàng có trách nhiệm, quy trình xử lý khiếu nại, quy trình khai báo khối lượng theo mô hình chuỗi cung ứng đã lựa chọn — phổ biến nhất là mô hình Mass Balance, cho phép pha trộn nguyên liệu chứng nhận và không chứng nhận miễn tổng khối lượng đầu ra tuyên bố không vượt khối lượng đầu vào đã mua có chứng nhận).
Một lưu ý quan trọng ở giai đoạn này: doanh nghiệp cần kiểm tra nhà cung cấp dầu cọ hiện tại có Giấy phép Chuỗi cung ứng RSPO (Supply Chain licence) hợp lệ hay không — đây là điều kiện tiên quyết để có thể mua nguyên liệu và tuyên bố sản phẩm đạt chứng nhận RSPO.
Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng và hoàn thiện hồ sơ minh chứng
Sau khi hệ thống tài liệu được ban hành, doanh nghiệp bước vào giai đoạn áp dụng thực tế: vận hành quy trình đã xây dựng, ghi nhận hồ sơ hằng ngày, và tích lũy minh chứng thực hiện. ISC Global đồng hành hướng dẫn trực tiếp tại hiện trường (nhà máy, kho nguyên liệu, khu vực sản xuất) để đảm bảo hệ thống được áp dụng đúng như thiết kế, đồng thời kịp thời điều chỉnh những điểm chưa phù hợp với thực tế vận hành.
Giai đoạn 4: Đánh giá nội bộ và đánh giá chứng nhận chính thức
Trước khi làm việc với tổ chức chứng nhận độc lập, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ để tự rà soát mức độ tuân thủ, phát hiện và khắc phục các điểm không phù hợp. Sau đó là giai đoạn chuẩn bị hồ sơ, dữ liệu, minh chứng và phối hợp với tổ chức chứng nhận được RSPO công nhận trong suốt quá trình đánh giá chính thức, xử lý các điểm không phù hợp (nếu có) để hoàn tất và nhận Chứng chỉ RSPO Supply Chain.
Thời gian trung bình để hoàn tất chu trình từ khảo sát đến khi đạt chứng nhận thường dao động 3–6 tháng, tùy mức độ sẵn sàng của hệ thống tài liệu ban đầu và tốc độ phối hợp cung cấp hồ sơ từ doanh nghiệp. Chứng chỉ RSPO SCCS có hiệu lực 5 năm, nhưng doanh nghiệp vẫn phải trải qua đánh giá giám sát (surveillance audit) định kỳ hằng năm để duy trì hiệu lực chứng nhận.
Những câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp cần chọn mô hình chuỗi cung ứng nào? Phần lớn doanh nghiệp chế biến thực phẩm quy mô vừa lựa chọn mô hình Mass Balance ở giai đoạn khởi đầu vì tính linh hoạt và chi phí đầu tư hợp lý, sau đó có thể nâng cấp lên Segregated nếu điều kiện vận hành cho phép phân tách vật lý nguyên liệu.
Doanh nghiệp một nhà máy có cần làm khác doanh nghiệp nhiều chi nhánh không? Có. Phạm vi chứng nhận cần xác định rõ ngay từ đầu là single-site (một nhà máy) hay multi-site (nhiều nhà máy/chi nhánh), vì điều này ảnh hưởng trực tiếp đến phạm vi đánh giá và chi phí chứng nhận.
Sau khi đạt chứng nhận có cần làm gì thêm không? Có. Doanh nghiệp cần duy trì vận hành hệ thống, cập nhật hồ sơ liên tục và chuẩn bị cho các kỳ đánh giá giám sát hằng năm để không bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ.
Đồng hành trọn vẹn hành trình RSPO của doanh nghiệp
Với kinh nghiệm tư vấn đa dạng các hệ thống quản lý và chứng nhận quốc tế, chúng tôi cam kết đồng hành sát sao cùng doanh nghiệp qua từng giai đoạn, từ khảo sát, xây dựng hệ thống, đào tạo đến khi chính thức nhận chứng chỉ RSPO SCCS và duy trì lâu dài sau đó.
ISC Global Hotline: +84 933 096 426 – +84 868 591 260 Email: info@iscglobal.asia | van.pham@iscglobal.asia Website: iscglobal.asia | iscglobal.edu.vn
Đối tác đại diện đại diện xúc tiến thương mại tại Việt Nam – Duc Luong Services Hotline: +84 933 096 426 – +84 868 591 260 Email: ducluongservices@gmail.com Website: ducluongservices.com
STC VN Co., Ltd. (Staunchly Vietnam) Hotline: +84 933 096 426 – +84 868 591 260 Email: info@staunchlyservices.com.vn Website: staunchlyservices.com.vn
